Desarrollo de Software Empresarial | Guía para Empresas

Desarrollo de software empresarial:  sin duda, un tema siempre actual que genera muchas preguntas y, sobre todo, malentendidos. ¿Qué es un software para empresas?, ¿cómo se desarrolla?, ¿lo necesito?

Es justamente por eso que hoy en Tribalyte Technologies, como expertos en software para empresas y soluciones a medida, nos gustaría compartir con vosotros una guía práctica y completa que esperamos resulte útil a todo emprendedor que esté buscando más información y recomendaciones sobre este tipo de proyectos.

¿Qué se entiende por software empresarial?

De manera general podemos decir que un software empresarial es cualquier solución software que ayuda a la operación de la empresa. Habitualmente se trata de herramientas que ayudan a la mejora del rendimiento, eficacia o eficiencia de los distintos procesos empresariales como podrían ser: seguimiento de tareas, gestión de recursos, gestión de facturación, administración de la empresa, trabajos de ventas, marketing, etc.

¿Para qué sirve un software empresarial?

Dos ejemplos clásicos de software empresarial son el CRM (Customer Relationship Management), es decir, una herramienta fundamental para cuidar y agilizar la relación con los clientes, y los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), que ayudan las empresas a centralizar la gestión de todos sus recursos, a fin de agilizar los procesos y mejorar la productividad del negocio. Además, es posible diseñar y desarrollar cualquier tipo de software que contribuya a la gestión del tipo de negocio específico.

¿Qué es un software a medida para empresas?

Un software a medida para empresas, igual que cualquier tipo de desarrollo a medida, consiste en el conjunto de soluciones tecnológicas (incluyendo no sólo la idea clásica que tenemos de software de escritorio, sino todo tipo de herramientas web, aplicaciones móviles, etc.) que permite encontrar soluciones concretas en línea con las necesidades concretas de cada empresa. Por ejemplo, el software de gestión de una compañía aérea es necesario que facilite un tipo de comunicación con los clientes que, por muy obvio que suene, no será la misma que tendrá una empresa de logística o una cadena de restaurantes. Un software de gestión documental no tendrá las mismas características que un software de gestión de almacenes y así sucesivamente.

Software empresarial a medida vs software comercial: ¿comprar un paquete estándar no sería suficiente?

Claro que sí. Existen muchos paquetes estándar y SaaS que pueden desempeñar perfectamente muchísimas tareas. ¿Quién podría renunciar, por ejemplo, al clásico paquete de software de oficina (editor de textos, presentaciones, hojas de cálculo)? Pero, claro, todo depende del tipo de necesidad a cubrir. Una bicicleta clásica y una eléctrica, en principio, ofrecen exacta y perfectamente el mismo servicio: desplazar personas. Pero la siguiente pregunta sería: ¿Dónde quieres ir? ¿Dentro de cuánto tiempo quieres llegar a tu destino? ¿Tu bicicleta clásica aguantará todas las cuestas?

Finalmente, se trata de dos tipos de actitud muy distintos para intentar conseguir el mismo objetivo. Desde luego, una solución no excluye a la otra y tampoco la sustituye.

¿Cuánto cuesta un software empresarial a medida?

Como todas las “preguntas del millón”, tampoco esta tiene una respuesta fija. Al tratarse de un desarrollo personalizado, es imposible hacer una estimación del coste sin considerar de manera detallada cada una de las necesidades concretas del proyecto. Se puede decir que una solución a medida, por lo general, suele ser más costosa que un paquete comercial. Esto es así porque el paquete comercial se amortiza por el volumen de usuarios, mientras que el desarrollo a medida, como indica su nombre, requiere de un trabajo de implementación adaptado a las necesidades concretas del proyecto.

Entonces, no entiendo. ¿Cuál es la ventaja de un software a medida?

Rentabilidad a largo plazo, personalización y optimización.

Pero, para entenderlo mejor, pongamos un ejemplo sencillo. Como hemos visto, en el mercado ya existen muchas soluciones CRM estándares que es posible adquirir “con un clic”.

Una empresa X de energía renovable cuenta con 30 empleados en su departamento de Control de Gestión. La empresa adquiere una licencia de un CRM estándar para cada uno de ellos, cuyo precio es 30 euros mensuales. Es decir, nuestra empresa gastará como mínimo 10.800 euros al año. A este coste, muy probablemente, habrá que añadir gastos de migración de datos, implantación, formación, etc. Así que, consideremos un total de 15.000 euros al año. 

También es posible que el CRM que hemos comprado nos ofrezca muchas funcionalidades que, tarde o temprano, nos daremos cuenta de que no nos sirven o que, por otro lado, no cubren esas necesidades que irán surgiendo a medida que la empresa crece. 

Continuando con el ejemplo, supongamos que otra empresa, también del sector energético, y con el mismo número de empleados, ha preferido invertir en un software empresarial para cubrir exactamente las necesidades que busca. Si por ejemplo suponemos que el desarrollo de la herramienta tiene un coste de 30.000 euros, se habrá amortizado en dos años, es decir, a partir del tercer año se está ahorrando dinero respecto a la situación anterior. Además muy probablemente la herramienta a medida esté cubriendo exactamente las necesidades concretas de la empresa.

En resumen: puede que un CRM comercial cubra perfectamente las necesidades de tu empresa o que, en cambio, acabe siendo una solución somera que a largo plazo tendrá un coste mucho más alto que un software exclusivamente personalizado para tu negocio.

¿Cuánto se tarda en desarrollar un software para empresa?

Otra “pregunta del millón”. Desde luego, los plazos de desarrollo del software empresarial dependen del alcance del software específico a desarrollar ya que no hay dos proyectos iguales o que requieran la misma cantidad de tiempo para construirse. Muy en resumen, lo que realmente nos puede dar una idea de los plazos necesarios es, primero, los requisitos que debe cubrir el software. En base a ello se realiza un análisis, un diseño de arquitectura y la planificación del proyecto. Sin olvidar quizá la fase más importante de todas, las pruebas de software para verificar el correcto funcionamiento y así lograr la aceptación por parte del cliente. Es lo que llamaríamos la implementación del producto final.

¿Cuánto se puede tardar en desempeñar todas estas tareas? Grosso modo, de unos meses a más de un año. Cuanto más cuidadoso sea el desarrollo, más largos serán los plazos y mejor será el rendimiento para la empresa cliente. Sin embargo es importante destacar que durante la construcción del software es posible disponer de versiones intermedias que ya puedan solventar algunas necesidades de la empresa. De esta manera la empresa puede comenzar a poner en valor su inversión en un tiempo mínimo (del orden de semanas).
Entonces, pongamos, si tenéis una empresa con 50 empleados y le habéis pedido un presupuesto a una empresa de software para, por ejemplo, el desarrollo de un software de gestión y os han comentado que tardarían como mucho un mes y medio, en el 99% de los casos, os recomiendo pensároslo seriamente.

¿SaaS y Software para empresa son lo mismo?

No exactamente. Un SaaS (Software as a Service) es un tipo de prestación de software basado en la nube que proporciona servicios a través de un proveedor según el tipo de suscripción adquirida. Un ejemplo muy famoso de SaaS sería el Google Workspace (GDrive, GDocs, etc.) del gigante Google. Entonces, ¿una empresa puede usar una solución SaaS como software de gestión? Por supuesto. ¿Un SaaS es más rentable que un software empresarial a medida? No necesariamente, de hecho un software empresarial a medida puede construirse como SaaS.
A la hora de elegir, es fundamental que cada empresa tenga siempre en cuenta 3 factores: necesidades, objetivos y, por supuesto, recursos.

¿Software de escritorio y aplicación de escritorio son dos cosas distintas?

Se trata de un malentendido muy común. La llegada de los smartphones o teléfonos inteligentes nos ha acostumbrado a usar en nuestro día a día términos como “app” o “aplicaciones” con referencia exclusivamente a los dispositivos móviles. En realidad, cuando hablamos de “aplicación” o “aplicativo” nos referimos a todo tipo de programa informático y herramienta tecnológica que se diseña y desarrolla para cumplir tareas específicas. De hecho, cualquier tipo de equipo tecnológico (ordenador, smartwatch, tablet, etc.) necesita aplicaciones para desempeñar sus funciones. Incluso un microondas o una lavadora disponen de una “app” aunque, en este caso, se trata de programas de “bajo nivel” (donde “bajo” se refiere sólo al reducido nivel de abstracción entre lenguaje de programación y hardware y no a su calidad) y que necesitan un “software embebido” o “firmware” para que los aparatos funcionen (si tienes curiosidad sobre los sistemas embebidos, consulta esta entrada).

Así que, software de escritorio y app de de escritorio significan exactamente lo mismo. En cambio, aplicación de escritorio, aplicación móvil y app web son cosas distintas. Un ejemplo práctico: la calculadora que tenemos en nuestro ordenador es una aplicación de escritorio. La app de Instagram que hemos descargado en nuestro smartphone es una app móvil. La web de Linkedin a la que accedemos desde nuestro ordenador y, también desde el navegador Safari con nuestro iPhone, es una app web. En cambio, si el sitio de Apple es sólo una página web, el sitio de App Store es una aplicación web, mejor dicho, una tienda online.

Software empresarial y aplicaciones

Retomando el apartado anterior, desde luego, a la hora de desarrollar un software empresarial de escritorio será posible realizar a la vez una misma versión específicamente para dispositivos móviles, es decir, aplicaciones empresariales móviles.

Software de escritorio vs Software online

Se trata de dos tipos de desarrollo igualmente válidos, cada uno con sus pros y contras:

Software de escritorio

• Instalación: Necesita ser instalado en cada dispositivo individual.
• Internet: No requiere necesariamente de conexión a Internet.
• Datos: Descentralizados, podrían quedar almacenados en el dispositivo individual
• Tiempo de desarrollo: Suele requerir (en principio) menor tiempo para ser desarrollado.
• Portabilidad: Depende del sistema operativo en uso, aunque existen tecnologías multiplataforma.
• Rendimiento: Tiempos de respuesta/ejecución potencialmente más rápidos.
• Actualizaciones: Individuales para cada estación de trabajo.
• Seguridad: Un desarrollador experto puede garantizar perfectamente su seguridad utilizando las herramientas correspondientes.

Software online

• Instalación: No necesita ser instalado.
• Internet: Necesita conexión a internet, aunque posiblemente puede funcionar “offline”.
• Datos: Normalmente centralizados y almacenados en la nube (servidor central).
• Tiempo de desarrollo: Suelen ser menores (en principio) ya que existen numerosos frameworks y arquitecturas de referencia que permiten agilizar su construcción.
• Portabilidad: Amplia. Dependiendo de los frameworks usados, puede ejecutarse con cualquier navegador sobre cualquier sistema operativo/dispositivo (multi-plataforma).
• Rendimiento: Puede depender de la velocidad de conexión a Internet, por lo que no siempre se puede garantizar el mayor rendimiento.
• Actualizaciones: Automáticas para todos los equipos en que se utilice.
• Seguridad: Un desarrollador experto puede garantizar la seguridad de las comunicaciones usando HTTPS e incluso protocolos sobre tecnologías Blockchain.

¿Un software a medida es recomendable para cualquier tipología de empresa?

Correcto. La característica fundamental de una solución a medida es justamente su capacidad de adaptarse perfectamente a cualquier tipo de negocio o actividad. También es cierto que, en el caso de que se trate de una startup o una empresa de reciente creación y con recursos todavía limitados, lo ideal sería optar primero por un software comercial y luego, en cuanto el negocio sea estable y surjan necesidades específicas para la empresa, consultar con un experto para mejorar y agilizar los procesos con una solución a medida.

¿Qué tipos de software para empresas existen? Ejemplos que las PYMES españolas ya usan

Software para asesorías, programas de generación de facturas y seguimiento de facturación, software de generación de contratos, herramientas de generación de nóminas, aplicaciones para registro horario, para administración y dirección de la empresa, atención al cliente, software para RRHH, software para hostelería, para abogados, despachos de propiedad industrial, suministro de energía eléctrica, software para farmacéuticas, clínicas privadas, administración pública, universidades, empresas de transporte…solo por nombrar algunos casos que en nuestra experiencia hemos tenido el placer de desarrollar.

¿Se puede desarrollar un ecommerce a medida?

Efectivamente. Existen soluciones comerciales generalistas como WooCommerce, Magento o Prestashop que ofrecen muchas características para crear tiendas online. Por otro lado, sus desventajas principales suelen ser la dificultad de personalización, la problemática al implantar los flujos del sistema en los procesos de la empresa, la dificultad de administrar el sistema u, otro factor fundamental, la ausencia en algún caso de soporte técnico personalizado. Una vez más, todo dependerá del proyecto específico y de sus necesidades.

¿Cómo desarrollar un software empresarial?

Para profundizar más en el tema y proporcionar unos detalles más técnicos, le hemos pedido a nuestro CTO, Rafel Barriuso, que nos ayude a entender bien qué tipo de flujo de trabajo requiere el desarrollo de un software para empresas y, además, qué tecnologías son más recomendables de emplear.

Fases de un desarrollo de software

Cada empresa, e incluso cada equipo, puede tener un proceso de desarrollo diferente. Por nuestra parte, en Tribalyte por lo general empleamos un proceso ágil iterativo incremental, cuyos pasos se pueden resumir en:

• Análisis de los requisitos de alto nivel y establecimiento del alcance del desarrollo.
• Desglose de los requerimientos (con la información disponible hasta el momento) en “historias de usuario”.
• Definición de las prioridades (de la mano del cliente) de cada “historia de usuario”.
• División del alcance del desarrollo en hitos y sus entregables asociados (prototipos funcionales).
• Diseño preliminar de la arquitectura del sistema.
• Decisión de las tecnologías a emplear.
• Definición de la duración de las iteraciones (o “sprints”).
• Planificación de las primeras iteraciones, con las “historias de usuario” que cubre cada una.
• Comienzo del trabajo de desarrollo por iteraciones.

Luego, en cada iteración:

• Análisis y refinamiento de los requisitos a implementar en la iteración.
• Análisis y establecimiento de los criterios de validación de cada requisito.
• Preparación y validación de arquitectura del sistema (si aplicara).
• Preparación de las pantallas de la aplicación (si aplicara).
• Desarrollo de las funcionalidades planeadas para la iteración.
• Desarrollo de las pruebas automatizadas correspondientes que validen el funcionamiento de las características implementadas.
• Pruebas y validación de las funcionalidades implementadas.

En este punto es importante destacar que siempre trataremos de generar y poner en funcionamiento sucesivas versiones del sistema (prototipos) que puedan utilizarse y aporten valor al cliente desde las primeras etapas del desarrollo. Cada prototipo incluye progresivamente un mayor número de funcionalidades en cada iteración.

Tecnologías utilizadas en software empresarial

Es inmensa la cantidad de tecnologías que se pueden utilizar para el desarrollo de cualquier tipo de herramienta empresarial, por lo que aquí sólo nombraremos algunas de las más comunes, dependiendo del tipo de componente de software:

• Aplicaciones web:
  • Back-end: JavaEE, Spring, NodeJS, Express, NestJS, Loopback, microservicios.
  • BBDD: relacionales (MySQL, PostgreSQL, Oracle, SQL Server) o no relacionales (MongoDB, Elasticsearch, Cassandra). ORMs.
  • Front-end: ReactJS, Angular, Vue.js.
• Aplicaciones móviles:
  • Nativas: Java y Kotlin (Android), Swift y Objective-C (iOS).
  • Híbridas: Ionic Framework (con Angular, ReactJS o Vue.js y Capacitor o Cordova), ReactNative.
  • Back-end SaaS: Firebase, AWS Mobile Hub, etc.
• Aplicaciones de escritorio:
  • Windows: C# y .NET Framework con la Plataforma universal de Windows (UWP), WPF o Windows Forms.
  • Multiplataforma: QT Framework, .NET Core, ElectronJS. NW.js.
• Software embebido / firmware: C, C++.
• Blockchain (“smart contracts”): Solidity, Truffle, Web3.

10 consejos de CTO para sacar el mayor partido a tu Software Empresarial

1. Si eliges un paquete comercial, no des por hecho que se adaptará completamente a tus necesidades. Es posible que tengas que adaptar los procesos de tu empresa para sacar el mayor partido del paquete comercial.
2. Analiza en profundidad los procesos de negocio de tu empresa y asegúrate de conocerlos en detalle para poder crear una solución software a medida a las necesidades de tu negocio.
3. Asegúrate de tener una comunicación fluída con el equipo de desarrollo que diseñará e implementará la solución a medida de tu empresa. Hay que tratar de tener una comunicación precisa.
4. Prepara documentación (textos, diagramas, presentaciones) para hacer entender los requisitos de tu herramienta a medida al equipo que la desarrolle.
5. Asegúrate de que tu proveedor de software hace entregas periódicas durante el desarrollo del proyecto, para asegurar que cumplen los requisitos y detectarlo lo antes posible en caso contrario.
6. Procura reservar tiempo para poder revisar cada entrega de software y no demorar la validación.
7. Prueba cada prototipo en el entorno de negocio más parecido al contexto real. Esto ayudará a evitar sorpresas desagradables a la hora de poner el sistema en producción.
8. Asegúrate que los usuarios finales de la herramienta empresarial están implicados en el proyecto de desarrollo del software a medida. Es importante conocer sus peticiones (requisitos) e identificar áreas de oportunidad de mejora.
9. Ten al menos una estimación aproximada sobre la carga que tendrá el sistema cuando sea implantado: número de usuarios, usuarios concurrentes, volumen de datos, volumen de operaciones, etc.
10. No dejes para el final las consideraciones de seguridad de las comunicaciones del sistema y de los datos, así como las normativas que debe cumplir el sistema sobre tratamiento de datos personales e información confidencial.

Además, si tu sistema aporta novedades y mejora el funcionamiento de la empresa, es posible que la tecnología se pueda proteger con patentes o modelos de utilidad y poder beneficiar a otras empresas.

Crea tu Software Empresarial a medida

Como ya hemos visto, existen muchas recomendaciones prácticas que nos pueden ayudar mucho a la hora de tomar una decisión pero, sin duda, la mejor opción es siempre hablarlo con un experto.